Freiwilliges Engagement lebt davon, dass nicht nur Wissen, sondern auch Begeisterung weitergegeben wird. Ein gut geplantes Patensystem setzt hier an: Es sorgt dafür, dass neue Mitglieder von Anfang an begleitet werden, dass Wissen im Verein bleibt und dass Verantwortung schrittweise und vertrauensvoll übergeben werden kann.
Startet bewusst klein und mit einer einzigen Funktion, bevor ihr das System auf die gesamte Gruppe ausweitet. Ein einziges gelungenes Paten-Tandem ist überzeugender als jede Präsentation und bringt erfahrungsgemäß die nächsten Freiwilligen dazu, mitzumachen.
Das braucht ihr für ein Patensystem:
- ca. 2 Stunden für die Bedarfsanalyse und erste Gespräche, zuständig ist der Vorstand
- ca. 1 Stunde pro Monat pro Paten-Tandem, übernommen von den Paten*innen selbst
- Personen: mindestens eine koordinierende Person im Vorstand sowie zwei bis vier Paten*innen für den Start
I. Bedarfsanalyse im Vorstand besprechen
Klärt zunächst gemeinsam, wo der größte Bedarf besteht:
- Gibt es Aufgaben, die gerade auf wenigen Schultern lasten?
- Gibt es Funktionen, für die bald eine Nachfolge gesucht wird?
Zum Beispiel: Beim nächsten Vorstandstreffen nehmt ihr euch eine Viertelstunde Zeit und tragt zusammen, welche drei Bereiche am dringendsten eine Weitergabe oder Einarbeitung brauchen. Das zeigt euch Prioritäten, ohne dass ihr alles auf einmal anpacken müsst.
II. Sprecht geeignete Paten*innen an
Euer Patensystem steht und fällt mit den Menschen, die es tragen. Darum: Sucht gezielt nach Mitgliedern, die Erfahrung mitbringen und Freude daran haben, andere einzuführen. Das müssen keine offiziellen Funktionsträger*innen sein. Ihr habt schon wen im Sinn? Sprecht sie direkt an und erklärt, warum gerade sie als Pat*in gut geeignet sei. Persönliche Einladungen wirken deutlich besser als allgemeine Aufrufe.
III. Paten*innen und neue Mitglieder (regelmäßig) zusammenbringen
Bringt die erfahrene Person regelmäßig in Kontakt. Macht die Pat*innen sichtbar bei Sitzungen, in Veröffentlichungen oder auf schwarzen Brettern. Ganz wichtig: Zuerst geht es um Gemeinschaft. Bevor neue Mitglieder bereit sind, eine Aufgabe zu übernehmen, wollen sie zuerst ankommen und anknüpfen können in eurer Ortsgruppe. Plant euch regelmäßig (z.B. halbjährig) einen kurzen Austausch über das Patensystem ein, um zu klären, was gut läuft und wo ihr vielleicht Anpassungen braucht. Bezieht dabei gerne Pat*innen und neue Mitglieder mit ein, um alle Perspektiven in den Blick zu nehmen.
IV. Wissen verschriftlichen
Bittet die Paten*innen, die wichtigsten Informationen zu ihrem jeweiligen Aufgabenbereich kurz zusammen zu fassen:
- Wer ist Ansprechperson (z.B. für Fachgruppen, Mitgliedschaften, etc.)?
- Welche Fristen sind zu beachten?
- Wo liegen welche Unterlagen?
Begrenzt euch: Eine einseitige Aufgabenkarte pro Funktion reicht völlig aus und gibt neuen Mitgliedern und möglichen Nachfolger*innen trotzdem sofort Orientierung.
